Ces dernières années, la demande en guichets fermés d’accueil ne cesse de croitre. Une fermeture complète d’un guichet assure une réelle protection aux diverses contaminations et virus (grippe, rhume, Covid…) tout en protégeant les agents d’éventuelles tentatives de vol ou d’agression.
Pourquoi l’aménagement de guichets fermés rencontre t’il autant de difficultés ?
Dans le cadre d’un projet de menuiserie ou d’agencement, la création d’un espace d’accueil peut sembler relativement simple. Pourtant, un guichet fermé concentre de nombreuses contraintes techniques qui dépassent souvent la seule conception du mobilier.
Il faut notamment anticiper la communication entre l’agent et le visiteur, la transmission de documents ou de monnaie, l’intégration de l’interphonie, l’ergonomie du poste de travail et l’espace réellement disponible.
Lorsque ces différents éléments ne sont pas étudiés ensemble, certains défauts apparaissent seulement une fois le guichet installé : environnement trop bruyant, échanges difficiles à travers la vitre, mauvaise qualité sonore, équipements mal positionnés ou manque de place sur le plan de travail.
Des problèmes qui peuvent sembler mineurs sur un plan, mais qui deviennent rapidement contraignants lorsque le guichet est utilisé plusieurs heures par jour.
Réalisations de guichets fermés : les erreurs les plus contraignantes
Mauvaise ergonomie du guichet fermé
L’ordinateur est installé trop loin du micro d’interphonie et de la caisse. Lorsque l’agent saisit une commande ou consulte une information sur son écran, il lui devient difficile de parler simultanément au client.
Il doit alors se déplacer ou se détourner régulièrement de son poste de travail, ce qui rend les échanges moins naturels et peut générer des incompréhensions.
L’aménagement d’un guichet doit donc tenir compte des gestes effectués quotidiennement par l’agent. Les équipements utilisés simultanément doivent rester accessibles depuis une même position afin de limiter les déplacements inutiles et de rendre le poste plus confortable.
Interphonie mal orientée
Une interphonie performante peut perdre une grande partie de son efficacité lorsqu’elle est mal installée.
Si les haut-parleurs sont positionnés trop haut ou orientés dans une mauvaise direction, le son n’est pas correctement diffusé vers l’agent. Celui-ci peut alors avoir du mal à comprendre le visiteur et être tenté d’augmenter fortement le volume de l’appareil.
L’emplacement du micro et des haut-parleurs doit donc être déterminé en fonction de la position réelle des utilisateurs. Une installation bien pensée permet d’obtenir une communication plus naturelle tout en évitant une amplification excessive du son dans l’espace d’accueil.
Manque de place dans le guichet fermé
Dans un espace réduit, chaque équipement doit trouver sa place sans gêner l’utilisation des autres.
Dans cet exemple, le passe-monnaie est difficilement accessible car le clavier de l’ordinateur et le micro sont installés juste devant. L’agent doit déplacer ou contourner certains équipements pour pouvoir l’utiliser.
Quelques centimètres peuvent pourtant suffire à améliorer considérablement l’organisation du poste.
Avant l’installation, il est donc important de prendre en compte les dimensions du mobilier, de l’écran, du clavier, de l’interphonie et du passe-document afin de conserver une zone de travail suffisamment dégagée.
Guichet fermé mal agencé
Le micro et le passe-document sont ici installés trop loin de la position habituelle de l’agent. Pour les utiliser, celui-ci doit régulièrement tendre le bras ou se pencher vers l’avant.
Répétés tout au long de la journée, ces mouvements peuvent générer de l’inconfort et contribuer à l’apparition de mauvaises postures.
L’ergonomie d’un guichet ne doit donc pas être considérée comme un simple détail. Les équipements les plus utilisés doivent être placés dans une zone facilement accessible afin de préserver le confort de travail de l’agent.
Un guichet mal conçu peut ainsi entraîner de nombreuses conséquences : insatisfaction du client final, modifications après installation, frais supplémentaires, perte de temps ou nécessité de revoir certains équipements.
Anticiper ces contraintes dès la conception permet d’éviter une grande partie de ces difficultés.
Avant de choisir les équipements, posez vous les bonnes questions
Lors de la réflexion d’un projet de guichet fermé, vous devez vous poser plusieurs questions.
La première concerne généralement la communication avec le public. L’agent et le visiteur doivent pouvoir s’entendre clairement malgré la présence d’une vitre. En fonction de l’environnement sonore, de la configuration du poste et du niveau d’isolation recherché, il est possible de s’orienter vers une interphonie de guichet ou vers une fenêtre passe-son.
Le choix de l’interphonie doit ensuite être adapté aux conditions réelles d’utilisation. Plusieurs solutions existent, comme les systèmes Contact, Standard ou Desk, chacune répondant à des configurations et à des besoins différents.
Choisir son passe-document et positionner l’ensemble des équipements
La même réflexion doit être menée pour le passe-document. Selon la taille des documents, objets ou moyens de paiement à transmettre, plusieurs dimensions sont disponibles : 240, 390, 400 ou 545. Chaque modèle possède ses propres caractéristiques et doit être choisi en fonction de l’usage réel du guichet. Cet article vous aide à choisir le modèle de passe-document adapté.
Enfin, l’agencement ne doit jamais être laissé au hasard. L’interphonie, le passe-document, l’écran, la caisse ou encore le clavier doivent être positionnés de manière cohérente afin de préserver l’ergonomie du poste.
L’installation d’une interphonie demande elle aussi une attention particulière. L’emplacement et l’orientation des haut-parleurs et des microphones influencent directement la qualité des échanges entre l’agent et le visiteur.
L’aménagement de guichet d’accueil est notre spécialité, laissez nous vous accompagner
C’est pourquoi il peut être utile de s’appuyer sur l’accompagnement d’un technicien spécialisé dans l’aménagement des espaces d’accueil. L’analyse des plans, des contraintes techniques et des usages permet d’identifier les équipements les plus adaptés et surtout de prévoir leur implantation avant la réalisation du guichet.
Nos techniciens peuvent ainsi vous accompagner dans l’étude de votre projet et vous conseiller sur les solutions à privilégier. Pour un chantier spécifique, vous pouvez également nous transmettre votre cahier des charges afin que nous puissions étudier la configuration et vous orienter vers une solution adaptée.
Découvrez également certaines réalisations de nos experts, avec des aménagements de guichets d’accueil conçus selon les contraintes propres à chaque site : Tour Eiffel, Fondation Louis Vuitton, Bateau Libellule.
