Aménager un guichet d’accueil requiert de prendre en considération différents éléments. L’objectif final étant d’offrir une expérience d’accueil optimale, mais aussi de préserver la santé, le bien-être et le confort des agents qui y travaillent. Que ce soit en station de sports d’hiver, au sein d’un siège social, une banque, une gare ou un autre établissement accueillant du public, un guichet fermé bien conçu est appréciable pour les visiteurs et les agents. Dans cet article, nous allons vous communiquez les points essentiels à prendre en compte. Quels équipements sont nécessaires mais surtout comment les aménager pour qu’ils soient ergonomique et adaptés aux agents d’accueil.
L’ergonomie : un facteur souvent sous-estimé
L’ergonomie du guichet d’accueil joue un rôle crucial. Nous avons souvent été confronté à des guichets d’accueil extrêmement mal pensés et mal aménagés. Les répercussions sur le travail et le bien-être des agents d’accueil sont toujours, dans ce cas là, négatives. Un mauvais aménagement peut conduire à une fatigue intense, des troubles musculosquelettiques, des troubles de la vue, et à un inconfort général. Voici quelques exemples d’éléments à prendre en compte pour aménager un guichet fermé de manière ergonomique :
- La hauteur & la profondeur du plan de travail : la hauteur standard d’un plan de travail est de 80 cm. Il ne doit ni être trop haut ni trop bas. En effet, les pieds doivent être positionné à plat sur le sol pour assurer une bonne position. Pour vérifier rapidement si votre posture est bonne, regardez si un angle droit se forme au niveau de vos genoux. Pour en savoir plus sur ce sujet-là, découvrez notre article de blog dédié. De plus, le plan de travail ne doit pas être trop profond pour éviter à l’agent d’accueil de se lever, s’étendre ou se pencher pour échanger des documents ou communiquer avec le visiteur.
- Assise : si vous possédez un siège ergonomique, ce que nous vous conseillons, il comporte certainement une translation d’assise. La translation d’assise permet d’ajuster la position du siège de bureau en le faisant glisser vers l’avant ou vers l’arrière. Pour l’adapter à votre morphologie, lorsque vous êtes assis au fond du siège, le dos contre le dossier, veillez à ce que l’arrière de vos genoux ne touche pas et ne soit pas comprimé par le bord de l’assise. Laissez un espace de 3 à 5 cm, que vous pouvez vérifier en insérant deux à trois doigts entre l’assise et le pli de vos genoux.
- Placement des équipements de travail : ordinateur, tiroir-caisse, imprimante, rangements…. L’objectif est de penser l’ergonomie en amont pour ne pas faire réaliser des mouvements superflus et désagréables aux agents de caisse.
- Zoom sur le placement de l’écran d’ordinateur : il est conseillé de placer l’écran à la hauteur des yeux, à une distance d’environ un bras. L’objectif est d’éviter que l’agent force sur son cou et ses yeux. Des accessoires ergonomiques existent, comme les supports d’écran ajustables. Ils sont idéaux pour aider à obtenir la bonne hauteur et l’angle adéquat.
- Éclairage : un bon éclairage est essentiel pour la visibilité & la lisibilité des documents ainsi que pour la réduction de la fatigue oculaire. Il est préférable de privilégier la lumière naturelle, tout en ajoutant des points lumineux directs pour les zones de travail. Si votre guichet d’accueil est mal orienté et que vous avez le soleil dans les yeux au courant de la journée, il est possible d’installer des stores.
- Plan de travail rangé et organisé : pour des questions de productivité, il est essentiel d’organiser le plan de travail de manière à éviter l’encombrement, en plaçant les outils et documents à portée de main. En plus de la productivité, un guichet bien organisé permet de gagner du temps, mais aussi de réduire le stress.
L’importance de l’interphonie pour communiquer
L’interphonie est un indispensable lorsqu’on parle de guichet fermé. Elle permet une communication claire avec les visiteurs tout en maintenant une sécurité optimale à travers la vitre. En plus d’assurer un accueil fluide, elle limite les contacts directs et, par conséquent, les risques sanitaires ou sécuritaires. Il arrive souvent que nous ayons des demandes de passe-document sans interphonie. Retenez que dès lors que vous intégrez un passe-document dans une banque d’accueil, un comptoir d’accueil, fermé, il est obligatoire d’installer une interphonie de guichet pour communiquer. Ou au minimum une fenêtre passe-son. Sinon il est impossible de communiquer à travers la vitre. Il existe différents types d’interphonie de guichet, qui répondent à différents besoins. Plus le flux de visiteur est important plus il faut une interphonie de qualité.
Comment installer les différents éléments d’un pack d’interphonie sur le plan de travail du guichet fermé ?
Le micro côté agent se place du même côté que l’écran d’ordinateur. Le son est directionnel donc le micro le captera parfaitement s’il est placé du côté de l’écran d’ordinateur. Le micro client s’installe en face de celui du côté agent car naturellement, lors d’une conversation, le client se tournera vers l’agent pour communiquer avec lui. Le haut-parleur sera placé de l’autre côté.
Le passe-document pour l’échange de documents ou de petits objets
Le passe-document est conçu pour faciliter l’échange de document à travers une vitre, sans contact direct entre le visiteur et l’agent. Il optimise la fluidité des transactions tout en garantissant un environnement sécurisé. Il existe des passe-documents de différentes tailles, coulissants ou de façade. Pour savoir comment choisir un passe-document, découvrez cet article. Que vous souhaitiez faire passer de la monnaie ou des documents A4, il existe forcément une solution adaptée. Le passe-document est placé en face de l’agent d’accueil pour faciliter et favoriser les échanges. D’un point de vue ergonomique, l’agent doit pouvoir manipuler le passe-document tout en ayant le dos plaqué contre son siège. L’objectif étant de limiter au maximum le besoin de se pencher. Le plan de travail peut alors être découpé en forme d’arrondi pour que l’agent ait moins à pencher le buste en avant afin d’assurer le passage de documents.
Gestion de la monnaie
En général, les agents d’accueil traitent de la monnaie. Pour choisir son tiroir-caisse, il faut se poser quelques questions. Tout d’abord, souhaitez vous un tiroir-caisse encastré ou non ? Un tiroir-caisse encastré présente de nombreux avantages. Il offre notamment un gain de place conséquent sur le plan de travail. Cependant, il faut penser à laisser un espace suffisant pour le passage des genoux. Ainsi, il faut prévoir un plan de travail suffisamment haut. Il est aussi intéressant d’un point de vue sécuritaire. Le tiroir-caisse se choisit également en fonction de l’usage que vous allez en faire. Intensif, régulier ou ponctuel ? Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article.
Enfin, le dernier point à déterminer est la place qu’occupe les pièces et les billets lors de vos transactions. La réponse à cette question détermine si vous avez besoin d’un insert avec monnayeur gradué ou un bac à pièces. Le bac à pièces est recommandé si vous manipulez beaucoup de pièces. Le comptage est néanmoins moins évident. A l’inverse, avec un monnayeur gradué le comptage est aisé, tout comme l’organisation. Le tiroir-caisse doit être installé de manière ergonomique pour favoriser le confort de travail de l’agent. Ainsi, il est généralement placé du côté de l’écran d’ordinateur. Ainsi, l’agent enregistre la commande et encaisse du même côté. L’objectif est d’éviter les mouvements superflus, dans ce cas ci la torsion du bassin.
Équipez et aménagez un guichet fermé de manière ergonomique
Pour conclure, les clés pour aménager un guichet fermé ou une caisse est de sélectionner les bons équipements et surtout de les disposer de manière ergonomique, pour assurer le confort de l’agent. Il y a toute une logique à avoir et différents détails à prendre en compte. Chez Loisirs Equipements nous sommes experts en aménagement de guichet depuis près de 25 ans. Nous avons forcément la solution qui correspond à vos besoins. Vous avez un projet ou vous vous posez des questions ? Contactez-nous, notre équipe d’expert est à votre disposition pour répondre à l’ensemble de vos demandes.
